ワークフロー管理（制限公開）

• フロー:　Flow List

  • 【Admin > WorkFlow > Flow List画面】から利用申請フローを登録することができる

    • 現在利用申請フローとして動作が保証されているのは以下の2つである。

      • 利用申請： 　[Start]-[Item Resistration]-[Approval(1)]-[End]

      • 二段階利用申請：　[Start]-[Item Resistration]-[Approval(1)]-[Approval(2)]-[End]

      • 利用登録： 　[Start]-[Item Resistration]-[End]

      • 利用規約のみ： 　[Start] -[End]

    • 利用登録は、Approvalを承認扱いでスキップする利用申請。利用規約のみは、申請なしでそのまま制限公開のコンテンツファイルをダウンロードできる。

    • 利用報告フローは以下の通り定義している。

      • 利用報告： 　[Start]-[Item Resistration]-[Approval(1)]-[End]

  • 「Action Role」カラムに、アクションを実行するロールを限定できる

    • 「Action Role」プルダウンを選択する。「Action Role」プルダウンでの選択肢は現在システムに設定されたロールである

    • 「Deny」チェックボックスにチェックを入れる場合、選択されているロールが実施不可とする

  • 「Action User」カラムに、アクションを実行するユーザーを限定できる

    • 「Action User」プルダウンから選択する。「Action User」プルダウンの選択肢は以下である。

      • システム管理者、リポジトリ管理者は、システムに登録されたすべてのユーザが表示される。

      • サブリポジトリ管理者は、自身が管理するサブリポジトリに関連するユーザのみが表示される。

      • 「Item Registration」アクションに対して

        • 「Action User」プルダウンの値下にある、「登録者にメールを送信する」チェックボックスと「利用申請時に、アイテム登録者に対しメールを送信する」チェックボックスで利用申請時に送信するメールの送信可否を設定する。

          • admin_settings テーブルの name が restricted_access のレコードの settings.edit_mail_templates_enable が true の場合のみ有効

          • 「登録者にメールを送信する」チェックボックス：利用申請時に、申請者に対して送信するメールを設定する。

          • 「利用申請時に、アイテム登録者に対しメールを送信する」チェックボックス：利用登録/利用申請時に、申請先アイテムの登録者に対して送信するメールを設定する。

      • 「Approval」アクションに対して

        • 選択肢は上記のユーザーと、「アイテム登録者」、「プロパティを指定」(Specify Property)である

          • 「アイテム登録者」および「プロパティを指定」は　admin_settings テーブルの name が restricted_access のレコードの settings.edit_mail_templates_enable が true の場合のみ有効

          • 「アイテム登録者」を設定した場合には、workflow_flow_action_role テーブルの action_item_registrant に true を設定する。

          • action_item_registrant が true の場合には該当フローを用いたワークフローで approval 時にアイテム登録者が承認者として action_user に設定される。

          • 「アイテム登録者」を選択した場合には、「承認依頼通知メール」は発行されない。

          • 「プロパティを指定」(Specify Property)を選択した場合、「プロパティを指定する」(Specify Property)モーダル画面を表示する。当該画面でプロパティを選択する。

          • モーダル画面には、プロパティ定義に「"approval":true」キーワードを持つプロパティ名を表示する。

          • モーダルに表示しているプロパティを選択して「設定」(Setting)ボタンを押すことで、プロパティを指定できる。

          • 「閉じる」（Close）ボタンを押すと、モーダルを閉じる。

        • 「Approval」アクションごとに通知メールを設定できるモーダル画面を表示する「通知メール設定」ボタンを表示する。

          • admin_settings テーブルの name が restricted_access のレコードの settings.edit_mail_templates_enable が true の場合のみ有効

          • モーダル画面に表示されたチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンからメールテンプレートを設定することで、管理者画面で登録したメールを自動送信することができる。

                      - 「承認依頼通知メール」（Approval Request Notification Email）  
                        承認者に承認を依頼するメールを送信する。

                      - 「承認却下通知メール」（Approval Rejection Notification Email）  
                        登録者に承認者が却下された旨を通知するメールを送信する。

                      - 「承認通知メール」（Approval Notification Email」
                        登録者に承認者が承認された旨を通知するメールを送信する。

      - 「Deny」チェックボックスにチェックを入れる場合、選択されているユーザーが実施不可とする

  - 「Change Order」カラムにアクションの順序を設定できる  
    一番上の項目は、［↑］ボタンが無効になる。一番下の項目は、［↓］ボタンが無効になる

  - 画面の下部に表示されている［保存］を押すと、フローを保存し、メッセージを一覧画面の上部に表示する  
    メッセージ：「Updated flow action successfully」

• ワークフロー:　WorkFlow List

  • 【Admin > WorkFlow > WorkFlow List画面】に登録されたワークフローが一覧に表示される

    • 制限公開機能を利用するためには、「利用報告/Data Usage Report」という名前のワークフローを用意しておく必要がある

      • 「利用報告/Data Usage Report」の推奨設定は以下のとおり
        
        ワークフロー: 利用報告/Data Usage Report
        
        フロー：利用報告
        
        アイテムタイプ：利用報告
        
        制限公開フラグ：チェックしない
        
        GakuNinRDM Flag：チェックしない
        
        登録インデックスの指定：利用報告（インデックスにて登録）
        
        表示/非表示：利用者が自分でワークフローを作成させないために、「提供方法：ロール」にて設定したロールは非表示とするのが望ましい。

    • 利用申請用のワークフローの推奨設定は以下のとおり

      • 利用申請
        
        ワークフロー: 利用申請
        
        フロー：利用報申請
        
        アイテムタイプ：利用申請
        
        制限公開フラグ：チェックする
        
        GakuNinRDM Flag：チェックしない
        
        登録インデックスの指定：利用申請（インデックスにて登録）

      • 表示/非表示
        
        　表示：System Administrator, Repository Administrator
        
        　非表示：Contributor,Community Administrator

      • 二段階利用申請
        
        ワークフロー: 二段階利用申請
        
        フロー：二段階利用申請
        
        アイテムタイプ：二段階利用申請
        
        制限公開フラグ：チェックする
        
        GakuNinRDM Flag：チェックしない
        
        登録インデックスの指定：利用申請（インデックスにて登録）

      • 表示/非表示
        
        　表示：System Administrator, Repository Administrator
        
        　非表示：Contributor,Community Administrator

      • 利用登録 ワークフロー: 利用登録 フロー：利用登録 アイテムタイプ：利用申請 制限公開フラグ：チェックする GakuNinRDM Flag：チェックしない 登録インデックスの指定：利用申請（インデックスにて登録

      • 表示/非表示
        
        　表示：System Administrator, Repository Administrator
        
        　非表示：Contributor,Community Administrator

      • 利用規約のみ ワークフロー: 利用規約のみ フロー：利用規約のみ アイテムタイプ：利用申請 制限公開フラグ：チェックする GakuNinRDM Flag：チェックしない 登録インデックスの指定：利用申請（インデックスにて登録） 表示/非表示 　表示：System Administrator, Repository Administrator 　非表示：Contributor,Community Administrator

      • 表示/非表示 　

表示：System Administrator, Repository Administrator

　 非表示：Contributor,Community Administrator

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